L’état des lieux est le document le plus important de votre location après le bail. C’est lui qui détermine, à la sortie du locataire, ce que vous pourrez retenir (ou non) sur le dépôt de garantie. Un état des lieux bâclé est la première cause de litige entre bailleur et locataire. Voici comment le réussir, à l’entrée comme à la sortie.
À quoi sert l’état des lieux ?
L’état des lieux décrit précisément l’état du logement et de ses équipements. Il en existe deux :
- L’état des lieux d’entrée, établi lors de la remise des clés. Il sert de référence.
- L’état des lieux de sortie, établi au départ du locataire. Il est comparé à celui d’entrée.
La différence entre les deux, déduction faite de l’usure normale (vétusté), détermine les réparations à la charge du locataire. Sans état des lieux d’entrée, le logement est réputé avoir été remis en bon état : vous ne pourrez quasiment rien réclamer à la sortie.
En clair : pas d’état des lieux d’entrée précis, pas de retenue possible sur le dépôt de garantie. C’est la règle d’or.
Les deux documents peuvent prendre deux formes : soit un document unique qui distingue l’état des éléments à l’entrée et à la sortie, soit deux documents distincts à la présentation similaire. Dans les deux cas, c’est la comparaison entrée/sortie qui compte.
Le cadre légal
L’état des lieux est obligatoire pour toute location de résidence principale (loi du 6 juillet 1989). Il doit être :
- établi de façon contradictoire (en présence des deux parties) et à l’amiable ;
- rédigé sur papier ou sous forme électronique, daté et signé par le bailleur (ou son mandataire) et le locataire ;
- réalisé dans de bonnes conditions d’éclairage, le logement vide de meubles (sauf en meublé) ;
- remis en un exemplaire à chaque partie (co-titulaire du bail), en main propre ou par voie électronique ;
- joint au bail.
Le document doit mentionner un certain nombre d’informations : le type d’état des lieux (entrée ou sortie), la date, l’adresse du logement, l’identité du bailleur (et du mandataire le cas échéant), le type et le nombre de clés remises, la description détaillée par pièce des sols, murs et plafonds, l’état des équipements, et les signatures des deux parties. À la sortie, il précise en plus la nouvelle adresse du locataire et rappelle la date de l’état des lieux d’entrée.
En cas de désaccord ou d’absence d’une partie, l’état des lieux peut être réalisé par un commissaire de justice (ex-huissier), dont les frais sont alors partagés par moitié. Nous détaillons cette procédure plus bas.
Le déroulé, pièce par pièce
Pour chaque pièce, décrivez les sols, murs, plafonds, fenêtres, portes, placards et équipements. Qualifiez chaque élément (par exemple : très bon, bon, passable, mauvais) et ajoutez une description concrète de chaque défaut. Une mention comme « peinture écaillée par endroits », « tapisserie décolorée par le soleil » ou « carrelage avec un carreau ébréché » vaut bien mieux qu’un simple « état d’usage ».
Entrée et couloir : revêtement de sol, état des murs, interrupteurs, placards.
Séjour et chambres : sol (rayures, taches), murs (trous, traces), plafonds, fenêtres et volets, prises et interrupteurs, radiateurs.
Cuisine : plan de travail, évier, robinetterie, plaques, four, hotte, réfrigérateur, meubles, joints.
Salle de bains et WC : baignoire ou douche, lavabo, robinetterie, faïence, joints, ventilation, chasse d’eau.
Installations techniques : installation électrique (tableau, prises), chauffage, installations sanitaires, ventilation.
Éléments communs à toutes les pièces : nombre et état des clés, détecteur de fumée (obligatoire et fonctionnel), et surtout les relevés des compteurs individuels d’eau et d’énergie (électricité, gaz). Ces relevés sont expressément prévus par les textes : ne les oubliez jamais, à l’entrée comme à la sortie.
Pensez à prendre des photos datées de chaque pièce et de chaque défaut : elles complètent utilement le document écrit et pèsent lourd en cas de litige.
Checklist express à emporter
- Type d’état des lieux, date, adresse et identité des parties renseignés
- Nombre et type de clés notés
- Sols, murs, plafonds décrits pièce par pièce, avec précisions concrètes
- Fenêtres, volets, portes, placards vérifiés
- Cuisine et sanitaires : équipements et joints détaillés
- Électricité, chauffage, ventilation contrôlés
- Détecteur de fumée présent et fonctionnel
- Relevés des compteurs eau, électricité, gaz reportés
- Photos datées de chaque pièce et de chaque défaut
- Document daté, signé par les deux parties, un exemplaire remis à chacun
Entrée vs sortie : la comparaison qui compte
L’état des lieux d’entrée fixe la référence. Celui de sortie décrit le logement au départ du locataire, une fois vidé. C’est la comparaison des deux qui détermine d’éventuelles réparations à la charge du locataire.
Trois issues possibles à la sortie :
- États identiques (aux différences de vétusté près) : rien à retenir, le dépôt de garantie est intégralement restitué.
- Dégradations constatées : le coût des réparations imputables au locataire peut être retenu sur le dépôt, sur justificatifs.
- Améliorations apportées par le locataire : elles restent en principe acquises au logement sans indemnité, sauf accord contraire.
Bon à savoir : le locataire peut demander à compléter l’état des lieux d’entrée dans les 10 jours suivant sa réalisation pour les éléments du logement, et pendant le premier mois de la période de chauffe pour tout ce qui concerne le chauffage. Un défaut signalé dans ces délais est réputé exister depuis l’entrée.
La grille de vétusté : votre meilleure protection
La vétusté est l’usure normale liée au temps et à un usage normal du logement. Elle est à la charge du bailleur, jamais du locataire. Une moquette posée il y a 10 ans, une peinture défraîchie après plusieurs années : c’est de la vétusté, elle ne peut pas être facturée au locataire.
À l’inverse, une dégradation résulte d’un usage anormal ou d’un défaut d’entretien : moquette brûlée ou tachée, trous dans un mur, carreau cassé, équipement hors service par négligence. Elle, en revanche, est imputable au locataire.
Usure normale (vétusté, non facturable) :
- peinture ternie ou légèrement défraîchie après plusieurs années
- petites traces d’usage sur un sol ancien
- joints de salle de bains jaunis par le temps
- robinetterie ancienne mais fonctionnelle
Dégradation (imputable au locataire) :
- trous dans les murs, peinture souillée ou détériorée
- moquette brûlée, tachée ou déchirée
- carrelage cassé, sanitaire fêlé
- équipement cassé ou rendu inutilisable
Pour éviter les conflits, annexez au bail une grille de vétusté : elle fixe une durée de vie théorique par équipement et un abattement annuel. Exemple : une peinture amortie sur 7 ans ; après 4 ans d’occupation, vous ne pouvez facturer que la part résiduelle, pas la réfection complète.
| Élément | Durée de vie indicative | Part bailleur (vétusté) |
|---|---|---|
| Peinture, papier peint | 7 ans | Croît chaque année |
| Moquette | 7 à 10 ans | Croît chaque année |
| Robinetterie | 10 à 15 ans | Croît chaque année |
| Électroménager | 5 à 10 ans | Croît chaque année |
Ces durées sont indicatives : une grille de vétusté est négociée et annexée au bail. En son absence, c’est l’appréciation au cas par cas, source fréquente de litige.
Les cas particuliers
La location meublée
En meublé, l’état des lieux ne s’arrête pas au bâti. Vous devez y joindre un inventaire détaillé du mobilier et des équipements fournis : meubles, literie, vaisselle, électroménager, luminaires, etc. Chaque élément est listé avec son état. Sans cet inventaire précis, vous ne pourrez pas démontrer qu’un meuble a été dégradé ou n’a pas été restitué.
La colocation
En colocation, chaque co-titulaire du bail reçoit un exemplaire de l’état des lieux. Le document est signé par l’ensemble des colocataires présents (ou leur mandataire). Soyez particulièrement rigoureux : les entrées et sorties de colocataires en cours de bail rendent la référence d’entrée d’autant plus précieuse.
Le logement neuf ou rénové
Un logement neuf n’exonère pas de l’état des lieux, au contraire. Décrivez l’état neuf avec le même soin : c’est précisément parce que tout est en parfait état à l’entrée que la moindre dégradation sera nette à la sortie. Notez les finitions, les équipements installés et relevez les compteurs à zéro ou à leur valeur de départ.
En cas de désaccord : les recours
Un état des lieux se fait à l’amiable. Mais le désaccord ou l’absence d’une partie a des solutions encadrées.
La commission départementale de conciliation. En cas de litige sur l’état des lieux, vous pouvez saisir cette commission. La démarche est gratuite et vise à trouver un accord sans passer par le tribunal.
Le commissaire de justice. Si l’état des lieux ne peut pas être établi à l’amiable (désaccord persistant, refus ou absence d’une partie), il peut être réalisé par un commissaire de justice (ex-huissier). Celui-ci convoque les parties au moins sept jours à l’avance par lettre recommandée. Son coût est alors partagé par moitié entre le bailleur et le locataire.
À noter : si le locataire s’oppose à l’établissement de l’état des lieux à son entrée, il sera présumé avoir reçu le logement en bon état, ce qui joue en votre faveur à la sortie.
Combien coûte un état des lieux ?
Réalisé directement entre le bailleur et le locataire, l’état des lieux est gratuit, à l’entrée comme à la sortie.
S’il est confié à un professionnel (agence, mandataire), la loi encadre la part facturée au locataire à l’entrée : elle est plafonnée à 3,03 € par m² de surface habitable et ne peut pas dépasser la part payée par le bailleur. Pour un studio de 20 m², cela représente au maximum environ 60 € à la charge du locataire. À la sortie, les frais d’un professionnel restent en principe à la charge du bailleur, sauf recours à un commissaire de justice (coût alors partagé par moitié).
Et le dépôt de garantie ?
À la sortie, si l’état des lieux de sortie fait apparaître des dégradations (au-delà de la vétusté), vous pouvez retenir le coût des réparations sur le dépôt, sur justificatifs (devis ou factures).
Le délai de restitution dépend de la comparaison :
- 1 mois si l’état des lieux de sortie est conforme à celui d’entrée ;
- 2 mois si des retenues sont justifiées par des dégradations.
En cas de retard, le dépôt non restitué est majoré de 10 % du loyer mensuel (hors charges) par mois de retard commencé. Une raison de plus pour restituer dans les délais et conserver tous vos justificatifs. Pour tout comprendre, lisez notre guide dédié : le dépôt de garantie : montant, délai et retenues.
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Les erreurs à éviter
- Mentions trop vagues : « bon état » sans détail ne protège personne. Soyez précis.
- Oublier les compteurs : notez systématiquement les relevés d’eau, d’électricité et de gaz, à l’entrée comme à la sortie.
- Négliger les photos : un litige se gagne souvent grâce à des photos datées.
- Faire l’état des lieux à la va-vite le jour du déménagement, sous pression. Prenez le temps.
- Confondre dégradation et vétusté : vous ne pouvez facturer que les dégradations imputables au locataire, pas l’usure normale.
- Oublier l’inventaire du mobilier en meublé : sans liste détaillée, aucun meuble n’est opposable.
- Ne pas remettre un exemplaire à chaque partie ou ne pas joindre le document au bail.
Comment Strova vous aide
Avec Strova, vous réalisez votre état des lieux directement depuis votre téléphone : description pièce par pièce, photos intégrées, relevés de compteurs et signature électronique. Le document est automatiquement rattaché au bail et au locataire, et l’état des lieux de sortie reprend celui d’entrée pour une comparaison instantanée.
Pour démarrer, téléchargez nos modèles gratuits ou découvrez nos offres de gestion locative (sans abonnement ni carte bancaire). Et si vous hésitez encore sur le type de location, consultez notre comparatif bail nu ou meublé.
Questions fréquentes
L’état des lieux est-il obligatoire ?
Oui, pour toute location de résidence principale, en application de la loi du 6 juillet 1989. Il doit être établi de façon contradictoire, en présence des deux parties, daté et signé par le bailleur et le locataire. Chaque partie en reçoit un exemplaire et le document est joint au bail.
Que se passe-t-il s’il n’y a pas d’état des lieux d’entrée ?
Le logement est réputé avoir été remis en bon état. Vous ne pourrez donc quasiment rien réclamer au locataire à la sortie. C’est la règle d’or : pas d’état des lieux d’entrée précis, pas de retenue possible sur le dépôt de garantie.
Quelle différence entre vétusté et dégradation ?
La vétusté est l’usure normale liée au temps et à un usage normal du logement, comme une peinture défraîchie après plusieurs années. Elle est à la charge du bailleur, jamais du locataire. Seules les dégradations imputables au locataire, comme une moquette brûlée ou des trous dans un mur, peuvent lui être facturées. Pour éviter les conflits, annexez au bail une grille de vétusté qui fixe une durée de vie théorique par équipement et un abattement annuel.
Que faire en cas de désaccord lors de l’état des lieux ?
En cas de désaccord ou d’absence d’une partie, l’état des lieux peut être réalisé par un commissaire de justice, l’ex-huissier. Il convoque les parties au moins sept jours à l’avance par lettre recommandée et son coût est partagé par moitié entre le bailleur et le locataire. Pour les litiges, vous pouvez aussi saisir gratuitement la commission départementale de conciliation.
Un état des lieux par un professionnel, combien ça coûte ?
Réalisé directement entre le bailleur et le locataire, l’état des lieux est gratuit. Confié à un professionnel, la part facturée au locataire à l’entrée est plafonnée à 3,03 € par m² de surface habitable, sans pouvoir dépasser la part payée par le bailleur. Soit environ 60 € au maximum pour un logement de 20 m².
Dans quel délai le dépôt de garantie doit-il être rendu ?
Un mois si l’état des lieux de sortie est conforme à celui d’entrée, deux mois s’il justifie des retenues pour dégradations. En cas de retard, le dépôt non restitué est majoré de 10 % du loyer mensuel hors charges pour chaque mois de retard commencé.
Source officielle
État des lieux d’entrée et de sortie sur ANIL.