Pourquoi l’état des lieux d’entrée est-il si important ?

L’état des lieux d’entrée photographie l’état exact du logement au moment où votre locataire en prend possession. C’est ce document - et lui seul - qui sera comparé à l’état des lieux de sortie pour déterminer si des dégradations sont imputables au locataire et justifier, le cas échéant, une retenue sur le dépôt de garantie.

L’article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989 en fait une obligation : l’état des lieux est établi contradictoirement (bailleur et locataire présents ou représentés), lors de la remise des clés, et annexé au contrat de location. En pratique, l’absence de ce document se retourne presque toujours contre le bailleur : le locataire est alors présumé avoir reçu le logement en bon état, et vous ne pourrez quasiment rien lui réclamer à son départ, même face à des dégradations évidentes.

Un modèle d’état des lieux d’entrée gratuit et bien structuré vous fait gagner du temps le jour de la remise des clés tout en sécurisant juridiquement la relation locative dès le premier jour.

Ce que doit contenir le document selon le décret n°2016-382

Depuis le 1er juin 2016, le contenu de l’état des lieux est encadré par le décret n°2016-382. Votre document doit mentionner :

  • le type d’état des lieux (entrée), sa date d’établissement et la localisation du logement ;
  • l’identité des parties (bailleur et locataire) et, le cas échéant, de leurs mandataires ;
  • les relevés des compteurs individuels d’eau et d’énergie, avec les index ;
  • le détail et la destination des clés remises (logement, boîte aux lettres, cave, portail…) ;
  • pour chaque pièce et partie du logement : la description précise des revêtements de sols, murs et plafonds, des équipements et des éléments de mobilier, avec leur état ;
  • la signature des deux parties.

Le décret autorise aussi à compléter les constats par des observations et des photographies. Notre modèle reprend cette trame pièce par pièce : vous cochez l’état de chaque élément (neuf, bon état, état d’usage, mauvais état) et ajoutez vos commentaires.

Les pièges classiques au moment de la remise des clés

Décrire le logement de façon trop vague. Mention « bon état général » sur une pièce entière : ce type de formulation ne permet aucune comparaison sérieuse à la sortie. Détaillez sol, murs, plafond, fenêtres, prises et équipements, élément par élément.

Oublier les relevés de compteurs. Sans index d’eau et d’électricité à l’entrée, impossible de trancher un litige sur des consommations, et le fournisseur d’énergie ne pourra pas caler correctement le changement de titulaire.

Ne pas lister les clés remises. Si le locataire rend une clé de moins à la sortie, vous ne pourrez retenir le coût de remplacement que si le nombre et la nature des clés figurent noir sur blanc à l’entrée.

Faire signer un état des lieux pré-rempli sans visite réelle. L’état des lieux doit refléter un constat contradictoire effectué sur place. Un document complété d’avance et signé à la va-vite est facilement contesté.

Refuser les demandes de complément du locataire. La loi lui donne 10 jours après l’établissement du document pour demander à le compléter, et le premier mois de la période de chauffe pour l’état des éléments de chauffage. Traitez ces demandes sérieusement : un refus injustifié peut envoyer le dossier devant la commission départementale de conciliation.

Compléter le modèle étape par étape

  1. Téléchargez le modèle en renseignant votre adresse e-mail : vous le recevez immédiatement, prêt à imprimer ou à compléter.
  2. Préparez la visite : munissez-vous du bail, relevez les références des compteurs et rassemblez toutes les clés à remettre.
  3. Parcourez le logement avec le locataire, pièce par pièce, en remplissant chaque rubrique ensemble et en prenant des photos datées des points sensibles.
  4. Datez, faites signer les deux exemplaires (un pour chaque partie) et annexez le document au bail.
  5. Conservez votre exemplaire avec les photos pendant toute la durée de la location : il ressortira le jour de l’état des lieux de sortie.

Si vous gérez vos locations avec Strova, l’état des lieux d’entrée est généré automatiquement avec les informations du bail et du locataire déjà remplies, et archivé avec vos quittances et documents locatifs - plus rien ne se perd entre l’entrée et la sortie.