L’état des lieux de sortie, pivot de la restitution du dépôt de garantie

Le jour où votre locataire rend les clés, l’état des lieux de sortie devient le document le plus important de la fin du bail. Prévu par l’article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989, il constate contradictoirement l’état du logement au départ du locataire. C’est en le comparant à l’état des lieux d’entrée que vous saurez si vous devez restituer le dépôt de garantie en totalité, ou si des retenues sont justifiées.

Le calendrier découle directement de ce constat : dépôt à restituer sous 1 mois après la remise des clés si l’état des lieux de sortie est conforme à celui d’entrée, sous 2 mois si des dégradations sont relevées. Un retard vous expose à une majoration au profit du locataire - d’où l’intérêt d’un modèle d’état des lieux de sortie gratuit, clair et complet, qui vous permet de conclure la comparaison sans délai.

Comparer l’entrée et la sortie : la bonne méthode

L’état des lieux de sortie n’est pas un document isolé : il ne vaut que par sa mise en regard avec celui d’entrée. Le décret n°2016-382 autorise d’ailleurs un document unique ou deux documents distincts de présentation similaire - c’est le format de notre modèle, aligné rubrique par rubrique sur notre état des lieux d’entrée.

Concrètement, le jour de la visite :

  • reprenez l’état des lieux d’entrée signé et parcourez le logement dans le même ordre, pièce par pièce ;
  • pour chaque élément (sols, murs, plafonds, menuiseries, équipements), notez l’état constaté et, quand il diffère de l’entrée, décrivez précisément l’écart ;
  • relevez les index des compteurs d’eau et d’énergie pour clore les consommations du locataire ;
  • comptez les clés restituées et comparez-les à la liste remise à l’entrée ;
  • photographiez tout écart constaté, avec l’accord des parties, comme le permet le décret.

Le document mentionne aussi la nouvelle adresse du locataire : vous en aurez besoin pour lui restituer le dépôt de garantie ou lui adresser le décompte des retenues.

Vétusté ou dégradation : ne confondez pas

C’est la source numéro un des litiges de fin de bail. La vétusté - l’usure normale d’un logement occupé plusieurs années - reste à la charge du bailleur : une peinture ternie après six ans d’occupation ou une moquette usée par un passage normal ne justifient aucune retenue. La dégradation, elle, résulte d’un usage anormal ou d’un défaut d’entretien du locataire : trou dans une cloison, brûlure sur un plan de travail, moisissures faute d’aération.

Pour objectiver la frontière, le décret n°2016-382 permet aux parties de convenir de l’application d’une grille de vétusté, choisie parmi celles ayant fait l’objet d’un accord collectif de location. Cette grille définit la durée de vie théorique des équipements et un abattement annuel : elle vous donne une base de calcul incontestable pour chiffrer la part réellement imputable au locataire.

Les erreurs qui coûtent cher au bailleur

Facturer la remise à neuf au lieu de la remise en état. Vous ne pouvez retenir que le coût de réparation du dommage causé, déduction faite de la vétusté - pas le prix d’une rénovation complète qui améliorerait le logement.

Retenir sans justificatifs. Chaque retenue doit s’appuyer sur la comparaison des deux états des lieux et sur des devis ou factures. Un décompte non justifié sera invalidé en cas de contestation.

Réaliser l’état des lieux sans le locataire. Le constat doit être contradictoire. Si le locataire est absent ou refuse de signer, passez par un commissaire de justice plutôt que de compléter le document seul.

Laisser filer les délais. Un mois ou deux mois selon le cas : au-delà, le solde dû au locataire est majoré. Anticipez la comparaison des états des lieux dès la remise des clés.

Accepter un logement non vidé. L’état des lieux de sortie se fait logement vide et nettoyé. Meubles restants et ménage non fait compliquent le constat et alimentent les contestations.

Utiliser ce modèle en quatre étapes

  1. Téléchargez le document en indiquant votre e-mail : vous le recevez aussitôt, prêt à imprimer.
  2. Préparez la comparaison : ressortez l’état des lieux d’entrée, les photos de l’époque et, le cas échéant, la grille de vétusté annexée au bail.
  3. Effectuez la visite contradictoire, complétez chaque rubrique avec le locataire, faites signer les deux exemplaires et remettez-lui le sien.
  4. Chiffrez et notifiez : restituez le dépôt de garantie dans le délai légal, ou adressez un décompte justifié des retenues avec les pièces à l’appui.

Avec Strova, vos états des lieux d’entrée et de sortie sont archivés au même endroit que le bail, les quittances et le dépôt de garantie : la comparaison de fin de bail se prépare en quelques clics, sans fouiller dans les cartons.