Dans quels cas retenir une partie du dépôt de garantie ?

Le dépôt de garantie n’est pas un acquis du locataire ni une cagnotte du bailleur : c’est une sûreté, destinée à couvrir les manquements du locataire constatés à la fin du bail. L’article 22 de la loi du 6 juillet 1989 autorise le bailleur à en déduire les sommes dûment justifiées restant à la charge du locataire :

  • les dégradations constatées lors de l’état des lieux de sortie, par comparaison avec l’état des lieux d’entrée ;
  • les loyers et charges impayés au départ du locataire ;
  • les réparations locatives non effectuées (entretien courant que le locataire devait assurer) ;
  • la régularisation des charges restant due, le cas échéant.

Deux limites structurent ce droit. D’abord, la retenue doit être chiffrée et prouvée - c’est tout l’objet des justificatifs. Ensuite, la vétusté n’est pas imputable au locataire : l’usure normale d’une moquette après plusieurs années d’occupation ou une peinture défraîchie par le temps relèvent de votre charge de propriétaire, pas du dépôt de garantie.

Les justificatifs qui rendent la retenue incontestable

En cas de litige sur une retenue de dépôt de garantie, les justificatifs font toute la différence. Votre courrier doit s’appuyer sur :

  • le comparatif des états des lieux d’entrée et de sortie : c’est la pièce maîtresse, qui établit que la dégradation est apparue pendant la location ;
  • des devis ou des factures de remise en état, poste par poste - un devis d’artisan suffit, la jurisprudence n’exige pas que les travaux soient réalisés, mais les montants doivent rester proportionnés ;
  • le décompte des impayés (loyers, charges) arrêté à la date de sortie ;
  • en complément utile : des photos datées prises lors de l’état des lieux de sortie.

Le courrier lui-même présente un décompte ligne à ligne : dépôt initial, détail de chaque retenue avec le justificatif correspondant, provision éventuelle en copropriété, et solde restitué. Cette transparence désamorce la plupart des contestations : le locataire voit exactement ce qui lui est déduit et pourquoi.

Vétusté ou dégradation : la distinction qui fait basculer le litige

C’est le point de friction numéro un entre bailleurs et locataires sortants. La règle est simple à énoncer : le locataire répond des dégradations (trou dans une cloison, brûlure sur un plan de travail, vitre cassée, défaut d’entretien), mais pas de la vétusté, c’est-à-dire l’usure résultant du temps et d’un usage normal.

En pratique, la frontière se négocie souvent. Deux outils vous aident à objectiver le débat :

  • une grille de vétusté annexée au bail, possibilité ouverte par le décret n°2016-382 : elle fixe la durée de vie théorique des équipements et un abattement annuel, ce qui permet de calculer la part réellement imputable au locataire ;
  • des états des lieux détaillés, pièce par pièce, qui décrivent précisément l’état initial de chaque élément.

Retenir le prix d’une peinture neuve après huit ans d’occupation sera presque toujours retoqué ; retenir la remise en état d’un mur troué et non rebouché, jamais.

Les erreurs qui font perdre les bailleurs devant le juge

Retenir sans aucun justificatif. Le grand classique. Sans devis, facture ni comparatif d’états des lieux, la retenue est indéfendable et vous vous exposez à restituer avec la majoration de 10 % du loyer par mois de retard.

Facturer du neuf pour du vieux. Déduire le remplacement à neuf d’un équipement en fin de vie revient à faire financer votre patrimoine par le locataire. Appliquez un abattement de vétusté.

Dépasser le délai de 2 mois. Le décompte et le solde doivent parvenir au locataire dans les 2 mois de la remise des clés lorsque l’état des lieux de sortie diffère de celui d’entrée. Un devis qui tarde ne suspend pas ce délai : anticipez.

Conserver plus de 20 % en copropriété. La provision pour charges de copropriété est plafonnée à 20 % du dépôt et doit être soldée dans le mois suivant l’approbation définitive des comptes de l’immeuble - pas au-delà.

Bâcler l’état des lieux de sortie. Un document signé « RAS » en cinq minutes vous prive de toute base de comparaison. Consacrez-y le temps nécessaire, pièce par pièce.

Utiliser le modèle pas à pas

  1. Recevez le courrier par e-mail en indiquant votre adresse : il est immédiatement disponible.
  2. Établissez le décompte : dépôt initial, chaque retenue chiffrée avec son justificatif (référence du devis, de la facture ou du poste de l’état des lieux), solde à restituer.
  3. Joignez les copies des justificatifs au courrier et envoyez le tout au locataire - de préférence en recommandé - dans le délai de 2 mois, accompagné du règlement du solde.
  4. Conservez l’ensemble du dossier (états des lieux, devis, factures, courrier, preuve d’envoi) en cas de contestation ultérieure.

Avec Strova, l’état des lieux de sortie, le suivi des impayés et le décompte de sortie s’appuient sur les mêmes données : votre courrier de retenue se génère avec des chiffres cohérents et les justificatifs déjà rattachés au dossier du locataire.