Restituer le dépôt de garantie : une obligation encadrée par des délais stricts

Au départ du locataire, le dépôt de garantie versé à la signature du bail doit lui être rendu - intégralement si le logement est restitué en bon état, déduction faite des sommes justifiées dans le cas contraire. L’article 22 de la loi du 6 juillet 1989 fixe des délais précis :

  • 1 mois à compter de la remise des clés lorsque l’état des lieux de sortie est conforme à l’état des lieux d’entrée ;
  • 2 mois lorsque des différences sont constatées entre les deux documents.

Le point de départ du délai n’est ni la fin du préavis, ni la date de signature de l’état des lieux, mais bien la remise des clés par le locataire (en main propre ou par lettre recommandée). Un détail qui compte : si le locataire rend les clés avant la fin de son préavis, le compte à rebours démarre à ce moment-là.

La lettre de restitution du dépôt de garantie que nous proposons accompagne votre remboursement : elle acte le montant rendu, la date et le mode de paiement, et clôt proprement la relation locative.

Pourquoi formaliser la restitution par un courrier ?

Rien n’oblige à joindre une lettre au virement ou au chèque. Mais ce courrier vous rend trois services concrets :

  • il date votre restitution, ce qui vous protège si le locataire prétend plus tard ne rien avoir reçu dans les délais - la sanction du retard est lourde, une majoration de 10 % du loyer mensuel hors charges par mois de retard commencé ;
  • il récapitule le décompte : montant du dépôt initial, éventuelle provision conservée pour la régularisation des charges en copropriété, somme effectivement versée ;
  • il acte la fin du bail sans réserve de votre part, ce qui rassure le locataire et évite les relances inutiles.

Notre modèle prévoit ces trois volets, y compris le cas particulier de la copropriété : le bailleur peut y conserver une provision plafonnée à 20 % du dépôt jusqu’à l’arrêté annuel des comptes de l’immeuble, à condition de solder le locataire dans le mois suivant l’approbation définitive des comptes.

L’adresse du locataire sortant, un point souvent négligé

La loi prévoit que le locataire indique au bailleur, au moment de la remise des clés, l’adresse de son nouveau domicile. C’est à cette adresse que la restitution doit être adressée.

En pratique, beaucoup de locataires partent sans laisser d’adresse. Dans ce cas, réclamez-la par écrit (e-mail ou courrier) et conservez la preuve de votre demande : le retard de restitution ne peut pas vous être imputé tant que vous ne disposez pas de cette information. À l’inverse, si l’adresse vous a été communiquée et que vous laissez passer le délai, la majoration s’applique automatiquement, sans que le locataire ait à prouver un quelconque préjudice.

Les pièges à éviter au moment de rendre le dépôt

Confondre le point de départ du délai. C’est la remise des clés qui compte. Attendre « la fin du mois » ou « la régularisation des charges » pour commencer à compter expose à la pénalité de 10 % par mois entamé.

Conserver le dépôt « au cas où » sans justification. Toute retenue doit être justifiée par des documents (état des lieux comparatif, devis, factures). Si le logement est rendu conforme, la restitution doit être intégrale - un simple doute ne suffit pas. Pour une retenue motivée, utilisez plutôt notre courrier de retenue sur dépôt de garantie.

Restituer en espèces sans reçu. Vous perdriez toute preuve de paiement. Privilégiez le virement, et à défaut faites signer un reçu daté.

Oublier la provision de 20 % en copropriété - ou la surestimer. Cette faculté ne joue que pour les logements en copropriété, dans la limite de 20 % du dépôt, et impose de régulariser dans le mois suivant l’approbation des comptes. Retenir davantage, ou hors copropriété, n’est pas conforme.

Négliger l’état des lieux de sortie. Sans état des lieux de sortie signé, difficile de démontrer la conformité du logement… ou son absence. Ce document conditionne à la fois le délai applicable (1 ou 2 mois) et la légitimité de toute retenue.

Comment utiliser ce modèle

  1. Téléchargez la lettre en renseignant votre e-mail : elle vous parvient immédiatement.
  2. Complétez le décompte : montant du dépôt initial, provision éventuelle conservée en copropriété, somme restituée, mode et date de paiement.
  3. Effectuez le virement (ou joignez le chèque) et envoyez le courrier à la nouvelle adresse du locataire, dans le délai de 1 ou 2 mois selon l’état des lieux.
  4. Archivez la lettre, la preuve de paiement et les états des lieux : la prescription des actions liées au bail vous impose de garder ces pièces plusieurs années.

Strova vous facilite la sortie du locataire : dépôt de garantie suivi dès l’entrée, échéance de restitution rappelée automatiquement et courrier généré avec les bons montants, sans calcul manuel.