Provisions et dépenses réelles : pourquoi il faut régulariser chaque année
Dans la plupart des baux d’habitation, le locataire verse chaque mois une provision pour charges : une estimation, fondée sur les résultats de l’année précédente ou sur le budget prévisionnel de la copropriété. Mais une provision reste une avance. Une fois les comptes de l’année arrêtés - décompte du syndic, factures d’eau, taxe d’enlèvement des ordures ménagères - l’article 23 de la loi n°89-462 du 6 juillet 1989 impose de comparer les provisions encaissées aux dépenses réellement engagées, et de régulariser au moins une fois par an.
Cette régularisation joue dans les deux sens. Si les dépenses dépassent les provisions, le locataire vous doit un complément. Si vous avez trop appelé, vous devez lui rembourser le trop-perçu. La lettre de régularisation des charges locatives formalise ce solde : elle présente le décompte, chiffre le résultat et enclenche le paiement ou le remboursement. C’est aussi le bon moment pour réajuster le montant des provisions de l’année suivante.
Le décompte par nature de charges, cœur du courrier
Un simple courrier « vous me devez 240 € de charges » n’a aucune valeur. Un mois avant la régularisation, le bailleur doit communiquer au locataire un décompte par nature de charges - eau froide et chaude, chauffage, ascenseur, ordures ménagères, entretien des parties communes… - ainsi que, dans les immeubles collectifs, le mode de répartition entre les locataires et, le cas échéant, une note sur le mode de calcul du chauffage et de l’eau.
Encore faut-il ne réclamer que ce qui est récupérable. La liste des charges dites récupérables est fixée limitativement par le décret n°87-713 du 26 août 1987 : en font partie, par exemple, la consommation d’eau, l’électricité des parties communes, l’entretien courant de l’ascenseur, la taxe d’enlèvement des ordures ménagères ou l’entretien des espaces verts. En sont exclus les grosses réparations, les honoraires de gestion ou la prime d’assurance de l’immeuble. Le décompte de votre syndic distingue en général les dépenses récupérables : reprenez cette ventilation plutôt que le total des appels de fonds.
Dernier maillon de la transparence : les pièces justificatives (factures, contrats d’entretien, décompte de copropriété) doivent être tenues à la disposition du locataire pendant 6 mois à compter de l’envoi du décompte.
Régularisation tardive, prescription : ce que dit la loi
Il n’est jamais trop tard pour bien faire, mais le temps joue contre le bailleur.
- Prescription de 3 ans. Comme les loyers, les charges se réclament dans un délai de 3 ans. Au-delà, la créance est éteinte, même parfaitement justifiée.
- Étalement en cas de retard. Si la régularisation n’a pas été effectuée avant le terme de l’année civile suivant l’année de son exigibilité, le locataire peut exiger un paiement échelonné sur 12 mois. Réclamer d’un coup trois ans de rattrapage est donc légal, mais le locataire est en droit d’en lisser le règlement.
- Départ du locataire. À la sortie, si les comptes de l’immeuble ne sont pas arrêtés, vous pouvez conserver une retenue provisionnelle sur le dépôt de garantie jusqu’à l’arrêté annuel des comptes, à solder ensuite rapidement.
Les maladresses qui font capoter une régularisation
Réclamer un montant global sans décompte. Sans détail par nature de charges, le locataire peut refuser de payer et le juge vous donnera rarement raison.
Récupérer des charges non récupérables. Travaux de toiture, honoraires du syndic, assurance de l’immeuble : hors liste du décret de 1987, hors régularisation.
Ignorer le trop-perçu. La régularisation n’est pas à sens unique : un excédent de provisions doit être restitué au locataire, spontanément.
Laisser dormir les justificatifs. Refuser au locataire l’accès aux factures pendant les 6 mois fragilise toute la démarche et alimente la défiance.
Gonfler les provisions sans justification. Les provisions doivent rester en rapport avec les dépenses réelles constatées ; un appel manifestement excessif peut être contesté.
Adresser votre courrier de régularisation pas à pas
- Téléchargez le modèle en indiquant votre e-mail : vous recevez la lettre et sa trame de décompte immédiatement.
- Rassemblez les comptes de l’année : décompte du syndic, factures individuelles, montant des provisions encaissées sur la période.
- Complétez le décompte par nature de charges, calculez le solde (complément ou remboursement) et ajustez la provision mensuelle à venir.
- Envoyez la lettre au locataire - le recommandé est recommandé pour donner date certaine - et gardez les justificatifs à disposition pendant 6 mois.
Avec Strova, provisions encaissées et dépenses de l’année sont suivies en continu : le décompte de régularisation se prépare en quelques minutes, et le nouveau montant de provision s’applique automatiquement aux appels de loyer suivants.