À quoi sert une quittance de loyer ?
La quittance de loyer est le document par lequel le propriétaire bailleur atteste que son locataire a intégralement payé le loyer et les charges pour une période donnée. C’est à la fois une preuve de paiement pour le locataire et une trace comptable pour le bailleur.
Pour le locataire, la quittance est un justificatif indispensable au quotidien : elle sert de justificatif de domicile, elle est exigée dans la plupart des dossiers de location, et la CAF peut la demander pour le versement des aides au logement (APL). Pour le bailleur, émettre des quittances régulières permet de tenir un historique clair des encaissements - précieux en cas de litige ou de contrôle fiscal.
C’est l’article 21 de la loi du 6 juillet 1989 qui encadre la quittance : si le locataire en fait la demande, le bailleur est obligé de la lui transmettre, et ce gratuitement.
Les mentions obligatoires d’une quittance de loyer
Pour être valable, votre quittance doit distinguer clairement les sommes versées. Elle doit comporter :
- l’identité et l’adresse du bailleur (ou de son mandataire) ;
- l’identité du locataire et l’adresse du logement loué ;
- la période concernée (le mois de location) ;
- le détail des sommes payées, en distinguant le loyer et les charges - cette ventilation est exigée par l’article 21 ;
- la date d’établissement et la signature du bailleur.
Notre modèle intègre déjà cette structure : vous n’avez qu’à compléter les montants. Si le locataire a payé une provision pour charges, c’est cette provision qui figure sur la quittance, la régularisation annuelle faisant l’objet d’un courrier distinct.
Les erreurs à éviter
Facturer la quittance. L’établissement et l’envoi de la quittance sont gratuits. Une clause du bail mettant ces frais à la charge du locataire est réputée non écrite.
Délivrer une quittance alors que le loyer n’est pas intégralement payé. La quittance vaut preuve de paiement complet : si vous l’émettez alors qu’il reste un solde dû, vous aurez du mal à réclamer la différence ensuite. En cas de paiement partiel, remettez un reçu de paiement partiel, pas une quittance.
Oublier la ventilation loyer / charges. Un montant global sans distinction n’est pas conforme à l’article 21 et peut poser problème au locataire (notamment vis-à-vis de la CAF).
Envoyer la quittance par e-mail sans accord du locataire. La transmission dématérialisée est autorisée depuis la loi ALUR, mais elle suppose l’accord exprès du locataire. Sécurisez ce point par écrit (une clause du bail ou un simple e-mail de confirmation suffit).
Comment utiliser ce modèle
- Téléchargez le modèle en indiquant votre e-mail : vous le recevez immédiatement, prêt à compléter.
- Complétez les informations : vos coordonnées, celles du locataire, la période, le montant du loyer hors charges et la provision pour charges.
- Datez et signez, puis remettez la quittance au locataire (en main propre, par courrier ou par e-mail avec son accord).
- Conservez une copie de chaque quittance émise pendant au moins 3 ans après la fin du bail.
Si vous louez plusieurs biens ou que l’envoi mensuel devient une corvée, Strova génère et envoie automatiquement les quittances à vos locataires dès que le paiement du loyer est pointé - vous n’avez plus à y penser.